Tarifs, contrats, environnement… Que vous soyez une PME, une start-up ou un grand groupe, découvrez comment bien choisir ses bureaux en espace de coworking à Paris.
Il est loin le temps où le coworking était réservé aux travailleurs indépendants en manque de lien social. Aujourd’hui, les espaces de coworking sont presque entièrement composés de bureaux fermés, loués tout équipés par des entreprises qui souhaitent réunir leurs salariés dans Paris. Ce sont majoritairement les start-up qui se laissent séduire par cette solution, mais beaucoup d’autres entreprises peuvent y trouver leur compte. Avant d’avoir recours à cette option, découvrez comment bien choisir ses bureaux en espace de coworking.
Prenez le temps de vous intéresser au profil des autres coworkers déjà installés dans l’espace de coworking. Le temps des bureaux austères et (très) cloisonnés est révolu ! Il est important d’être dans un environnement porteur. Un espace de coworking possède cet atout non négligeable de pouvoir créer des synergies entre différents profils et entreprises. Qu’il s’agisse d’une jeune start-up ou d’un grand groupe, cette proximité peut être très stimulante et dynamiser vos équipes.
Au-delà de l’esprit collaboratif qui peut naître en un tel lieu, il peut être très intéressant financièrement de partager des locaux avec une entreprise évoluant dans le même secteur que vous. Des start-up spécialisées dans le digital par exemple (fintech, proptech ou autre), peuvent avoir besoin de recourir à des abonnements coûteux. En cohabitant avec d’autres entreprises qui évoluent dans le même secteur, vous aurez la possibilité de mutualiser certaines charges et donc de réduire vos frais de fonctionnement. Si vous vous entendez bien, vous pourrez même faire “babyfoot commun", convivialité garantie !
D’autres entreprises ou start-up pourraient être davantage intéressées par la possibilité de rencontrer des profils très différents des leurs. Évoluer dans un environnement aux profils très divers booste la créativité. Vous pourriez donc trouver des bénéfices à côtoyer des entreprises a priori très éloignées de votre cœur de métier !
Enfin, une société évoluant dans le secteur des services aux entreprises a tout intérêt à développer son réseau dans des espaces de coworking. Ce peut être le cas d’entreprises spécialisées dans des secteurs de pointe, comme les fintechs. L’espace de coworking peut devenir un redoutable terrain de chasse pour trouver des clients BtoB.
Réfléchissez donc bien à vos attentes. Êtes-vous attiré par l’idée d’évoluer dans un environnement qui regroupe des profils similaires au vôtre grâce aux bureaux partagés ? Ou au contraire, souhaitez-vous être dans un environnement varié pour développer votre réseau et trouver de nouveaux clients BtoB ?
De manière générale, les tarifs peuvent être très variables en fonction des prestations, de la surface et de l’arrondissement. Comptez 400 €* du mètre carré environ pour des bureaux à Paris 15 et jusqu’à 800 € en moyenne dans le 7e arrondissement de Paris.
Attention aussi à bien vérifier toutes les clauses de votre contrat. Certains services peuvent être en option et votre abonnement peut ne pas les inclure (ou uniquement de façon limitée).
L’avantage de ce type de contrat est qu’il peut être facilement modifié ou résilié. S’il ne vous convient plus et que vous avez besoin d’augmenter la capacité de vos bureaux ou ajouter des services par exemple, vous pouvez signer un nouveau contrat plus cher, mais qui sera plus adapté à vos besoins. Il peut être intéressant par exemple d’avoir accès à des salles de réunion ou de pouvoir louer des salles de conférence ponctuellement.
Certaines entreprises ont des collaborateurs à l’autre bout du monde ou souhaitent simplement avoir accès à leurs locaux à tout moment. S’il s’agit de bureaux loués en baux commerciaux classiques, ce n’est pas un problème. La question se pose davantage s’il s’agit de bureaux privés loués en espaces de coworking. Même si de nombreux locaux sont aujourd’hui ouverts 24 h/24 h, prenez bien soin de vous en assurer au préalable.
On imagine parfois les espaces de coworking comme de simples open spaces, mais ces espaces ont une offre de bureaux bien plus complexe la plupart du temps. Le coworking s’adapte aujourd’hui à de nombreux profils et il est important de bien vérifier en amont la configuration des lieux pour trouver le bon modèle. Il est par exemple possible dans certains espaces de coworking de s’isoler au calme, dans des lieux propices à la réflexion. Ces espaces sont idéaux pour les professions qui ont besoin de concentration ou si votre activité nécessite de passer de nombreux appels téléphoniques.
Les bureaux ouverts, c’est bien, mais pas pour tous et pas tout le temps !
Si votre entreprise a vocation à recevoir régulièrement des clients, la possibilité de louer un étage entier vous permettra une plus grande confidentialité au sein des locaux. Cela peut être mieux perçu par vos clients qui auront le sentiment d’être véritablement reçus chez vous et non dans des bureaux provisoires. De nombreux espaces de coworking proposent cette solution avec des bureaux privatisés, en particulier pour les entreprises de plus de 20 salariés qui ne souhaitent pas louer un seul bureau, mais un ensemble de bureaux.
Pour avoir accès au maximum d’options possibles, n’hésitez pas à consulter le portail fiu., seul portail à répertorier toutes les annonces de location de bureau qui existent à l’heure actuelle sur le marché grâce à son agrégateur de contenus.
La liste des services proposés en espace de coworking est longue et permet aux entreprises de ne pas s’encombrer de détails logistiques. Si les équipements de base sont fournis (accueil, matériel bureautique, connexion haut débit, cybersécurité…), vous pouvez avoir besoin d’autres services à la carte :
Pensez donc à bien vérifier les différentes options proposées avant de choisir vos bureaux en espace de coworking.
Une start-up aura tout intérêt à se tourner vers des formules flexibles car ses effectifs sont amenés à rapidement évoluer. La formule du bureau opéré, qui s’accompagne d’un contrat de prestation de services très souple, répond parfaitement à ce genre de besoins.
Si vous êtes une start-up de moins de 20 salariés, un seul bureau privé en espace de coworking devrait être suffisant. Dans ce cas, l’abonnement sera généralement mensuel.
Si la start-up fait plus de 20 salariés, la location de plusieurs bureaux sera certainement plus adaptée (source). L’abonnement peut être mensuel ou annuel. Enfin, un contrat de prestation de service signé pour une durée indéterminée sera préférable à un contrat de courte durée. Cela vous permettra de vous projeter plus facilement sur du long terme, tout en bénéficiant toujours de la flexibilité du contrat.
Une PME peut se retrouver dans l’obligation de changer de locaux (bureaux trop petits ou mal placés, fin du bail…). Dans ce cas, louer des bureaux privés en espace de coworking peut être une solution de transition en attendant de trouver de nouveaux bureaux. C’est aussi l’occasion d’apporter du dynamisme et de la productivité aux équipes qui accueilleront certainement ce changement avec enthousiasme.
Avec l’essor du travail, cette solution peut aussi permettre de réduire les coûts. En effectuant des roulements, deux postes de travail peuvent servir à 3 ou 4 collaborateurs, ce qui permet de faire jusqu’à 50 % d’économie sur la facture finale. Idéal pour louer des bureaux pas chers ou pour mettre plus de moyens sur d’autres critères (emplacement, services…).
Une PME devra anticiper le temps nécessaire à la transition entre ses anciens locaux et ses nouveaux bureaux. Elle doit donc savoir sur quelle durée elle souhaite s’engager dans des bureaux fermés avant d’emménager dans de nouvelles salles de coworking. Il est alors préférable de s’engager dans un contrat de prestation de service à durée déterminée au sein d’un espace de coworking.
Pour une équipe en recherche et développement rattachée à un grand groupe, le secteur est un critère essentiel. Trouver un espace de coworking à proximité du siège social de l’entreprise est généralement une priorité. Si l’équipe R&D a vocation à rejoindre le siège à un moment donné ou à un autre, la signature d’un contrat à durée déterminée est certainement la meilleure solution. Dans le cas contraire, l’entreprise a tout intérêt à signer un contrat de prestation de services à durée indéterminée. Celui-ci lui assure une plus grande stabilité et reste facile à résilier dans tous les cas.
Par ailleurs, au contact d’autres entreprises en R&D, l’émulation collective fait son œuvre et favorise l’innovation.
La plupart des entreprises seront sensibles à des critères beaucoup plus subjectifs, mais qui ont toute leur importance pour se sentir bien dans un espace de coworking :
Ces détails ne doivent pas être négligés car ils influeront directement sur le moral de vos salariés. Des bureaux chaleureux donneront envie à vos salariés de démarrer leur journée du bon pied ! De plus, il est important que la décoration et l’ambiance au sein des bureaux reflètent vos valeurs et l’identité de votre marque.
Dans le même esprit, l’espace détente ne doit pas être laissé de côté. C’est un endroit où les travailleurs se retrouvent pour décompresser, échanger autour d’un café et passer un bon moment. Ce genre d’espace favorise le bien-être au travail qui est un élément essentiel de fidélisation de vos salariés.
Les formules proposées ont beaucoup évolué ces dernières années. On recense ainsi 75 % de contrats flexibles, contre seulement 25 % de baux commerciaux. Le bureau opéré a donc de beaux jours devant lui !
Comme la plupart des contrats de prestation de service sont proposés en espace de coworking, il n’est pas étonnant de voir ce genre de lieux se multiplier dans Paris.
Voici un petit aperçu des meilleurs espaces de coworking à Paris :
De nombreux critères peuvent venir influencer votre choix final en matière de coworking. Si vous souhaitez avoir accès au plus grand portail d’offres de bureaux à Paris, n’hésitez pas à consulter les annonces de Fiu, expert des bureaux opérés. Vous y retrouverez notamment les offres des 3 espaces de coworking cités dans cet article.
* loyer annuel médian, hors taxes et hors charges