Vous êtes en quête de bureaux à louer pour votre entreprise dans Paris et vous êtes perdu dans la multitude d’annonces disponibles ? On vous comprend, car le choix qu’offre la capitale peut vite devenir un piège ! Il n’est pas toujours simple de savoir quels critères prioriser, surtout lorsqu’il s’agit d’une première location. Localisation, coûts, superficie, mais aussi, agencement et type de contrats, passons ensemble au peigne fin les 5 critères indispensables pour bien choisir ses bureaux professionnels dans Paris.
L’emplacement des bureaux à louer est un élément qui doit être prioritaire dans votre choix. La plupart des travailleurs font du temps de trajet un critère déterminant dans leur décision de rejoindre une entreprise. Il serait par ailleurs faux de penser que le développement du télétravail l’a rendu moins essentiel ! Les travailleurs qui en ont profité pour partir vivre loin des centres-villes ont plus que jamais besoin d’être à proximité d’une gare pour se rendre dans leurs bureaux.
Il est donc conseillé de privilégier des quartiers très bien desservis en transport en commun. Tour d’horizon des quartiers les plus prisés pour la location de bureau.
La proximité de la gare Saint-Lazare et la présence de nombreuses stations de métro, transiliens, trains et RER en font un quartier très convoité. C’est aussi un environnement porteur, car de nombreuses start-up et PME y sont implantées.
C’est le point de convergence de la plupart des stations de métro, bus et RER de Paris. Son implantation en plein centre de Paris est aussi idéale pour les salariés qui ont besoin d’être mobiles (les commerciaux par exemple). Vous pouvez aussi opter pour les arrondissements limitrophes. Les 2e, 3e et 4e arrondissements sont très facilement accessibles à pied ou en vélo depuis Châtelet et sont donc appréciés des travailleurs.
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Ce quartier est très bien desservi en transports en commun, mais il plaira surtout à ceux qui souhaitent profiter de la proximité de sièges de grandes entreprises et d’agences de renom. Il favorise néanmoins les salariés de l’Ouest parisien, ce qu’il faut prendre en considération si beaucoup de vos collaborateurs habitent à l’Est, au Nord ou au Sud de Paris.
Les coûts varient énormément en fonction des arrondissements. Sans surprise, les arrondissements les mieux desservis en transport en commun sont parmi les plus chers. Comptez entre 600 € et 800 € par m2* pour profiter de bureaux dans les 1er, 2e, 4e, 8e et 9e arrondissements de Paris.
Vous souhaitez profiter d’un emplacement dans la capitale à prix raisonnable ? Les 13e, 15e, 18e, 19e et 20e arrondissements sont les moins chers. Le coût au m2 oscille entre 300 € et 400 €*, il est environ deux fois moins élevé que dans les secteurs les plus prisés. Ils sont néanmoins moins bien desservis en transports en commun.
En termes de rapport qualité-prix, le 3e arrondissement est un excellent choix. Vous pouvez y trouver des locaux à environ 500 € du m2, tout en étant en plein cœur de Paris. Les 10e et 12e arrondissements (qui se situent respectivement à proximité de la gare du Nord et de la gare de Lyon) sont aussi de très bons compromis. Vous pourrez y trouver des locaux à un peu moins de 500 € du m2, tout en profitant d’un bon réseau de transports en commun.
7 à 10 m2 par salarié, c’est le consensus sur la surface minimale dont doivent disposer vos salariés. Si votre entreprise compte 15 collaborateurs, il faudra donc partir sur une superficie minimale de 105 m2.
Cette surface est néanmoins assez difficile à estimer car elle comprend les salles annexes, l’espace détente, l’accueil etc. Elle devra donc être supérieure si vous souhaitez profiter de nombreuses salles de réunion ou de services en plus.
Vous souhaitez profiter d’espaces supplémentaires mais vous avez peur d’avoir un trop petit budget ?
La location de bureau au sein d’espaces de coworking est un bon moyen de profiter d’espaces complémentaires sans faire exploser votre budget. En effet, qui dit espace de coworking, dit mutualisation de certains espaces pour réduire les coûts. Vous pouvez donc louer des bureaux privés pour vos salariés, tout en profitant de services et d’espaces supplémentaires compris dans votre contrat de location.
Idéal pour profiter d’un espace détente spacieux et confortable à moindre coût ! C’est aussi un excellent moyen de faire de nouvelles rencontres professionnelles.
Et si vous optiez pour le meilleur des deux mondes ?
Bien que l’open space ait le vent en poupe depuis plusieurs années, il peut être judicieux de disposer de plusieurs salles en plus. Votre organisation du travail dépendra essentiellement de 3 critères :
Les équipes RH et comptabilité notamment, devront disposer d’un espace à part, car elles ont accès à des informations sensibles. Elles peuvent être amenées à évoquer des données confidentielles (fiches de paie, comptes annuels de l’entreprise, restructurations…). L’open space n’est clairement pas l’espace idéal pour en parler !
La nécessité de disposer de plusieurs bureaux dépend des différents profils qui seront amenés à cohabiter.
Imaginez dans un seul et même espace votre équipe de R&D est en pleine effervescence, la team Marketing et Communication en brainstorming créatif aux côtés des commerciaux affairés en cold call !
Prévoir des espaces communs propices à l’échange peut s’avérer aussi essentiel qu’offrir des bureaux fermés dédiés à la concentration ou aux appels téléphoniques.
On ne vous apprend rien, le prix au mètre carré parisien est élevé et il faut parfois faire des concessions. Néanmoins, il peut être frustrant de faire passer au second plan le confort de son espace de travail pour des raisons budgétaires. Surtout quand on sait que la productivité des salariés en dépend grandement ! Vouloir louer des bureaux dans lesquels on se sent bien est donc tout sauf un caprice.
La location de bureau en espace de coworking est là encore une option qui peut s’avérer judicieuse, grâce à la mutualisation des charges. En plus de bureaux privatifs, l’entreprise a accès à des espaces partagés avec d’autres entreprises, ce qui permet de réduire les coûts.
S’il est relativement facile de louer des bureaux dans Paris, on pense moins à la sortie du contrat qu’on imagine souvent lointaine. C’est pourtant un point auquel il faut particulièrement prêter attention. Certains contrats engagent l’entreprise sur une longue période, quand d’autres peuvent être rompus à tout moment. Mais ce n’est pas la seule différence qui doit entrer en ligne de mire lorsque vous choisissez vos locaux. La flexibilité et les services sont des critères déterminants, surtout pour de jeunes entreprises en croissance.
Le principal avantage de ce type de bail est qu’il est très protecteur pour le locataire. Le bailleur ne peut rompre le contrat qu’au bout de 9 ans en respectant un délai de 6 mois de préavis.
Malheureusement, toute médaille a son revers et il n’y a pas que des avantages pour l’entreprise locataire. Il lui est en effet impossible de rompre le bail avant 3 ans sans verser de lourdes pénalités. L’entreprise doit donc être capable de se projeter sur le long terme, ce qui n’est pas toujours possible.
Il est donc tout à fait indiqué pour une entreprise bien implantée dont les effectifs sont stables, mais il conviendra beaucoup moins à une jeune start-up.
Une start-up en quête de flexibilité pourrait donc vouloir se tourner vers un contrat plus court et penser que le bail précaire s’adapte mieux à sa situation. Sauf que ce n’est pas toujours aussi simple.
L’avantage du bail dérogatoire est qu’il est conclu sur une période maximale de 3 ans, il s’agit donc d’un contrat de courte durée. Néanmoins, si aucun des co contractants ne rompt le bail au bout de 3 ans, il se transforme automatiquement en bail commercial en 3-6-9. Le preneur sera donc engagé sur une période de 3 ans supplémentaires minimum s’il souhaite rester dans les locaux à la fin du contrat.
De plus, la durée totale d’engagement ne peut excéder 3 ans. Il n’est donc pas possible de signer un nouveau bail dérogatoire si vous avez atteint cette limite de temps.
Enfin, si l’entreprise signe un bail précaire pour une durée de 2 ans par exemple, elle ne pourra pas y mettre avant la date de clôture prévue dans le contrat. Plutôt embêtant si l’entreprise a finalement besoin de quitter les bureaux au bout d’un an ! Ce type de bail n’est donc pas aussi flexible qu’il n’y paraît.
Le contrat de prestation de services, l’option la plus adaptée aux entreprises en quête de flexibilité.
Souvent conclu au sein d’espaces de coworking, le contrat de prestation de services offre de nombreux avantages :
Coworking… mais pas que !
Les entreprises peuvent privatiser des bureaux fermés et y installer leurs salariés.
Liberté.
Le contrat peut surtout être résilié à tout moment, en respectant simplement un préavis qui aura été décidé au préalable. Idéal pour une start-up qui vient de se lancer et qui peut avoir du mal à se projeter dans la durée !
Pousser les murs, c’est possible.
Votre entreprise se développe et l’heure est au recrutement ? Pas besoin de résilier le contrat ni de déménager. Il suffit de privatiser d’autres bureaux ou d’opter pour un plus grand open space au sein du même espace de coworking. Un gain de temps et d’argent conséquent, surtout pour une jeune entreprise.
Exit les tâches administratives et logistiques. On reste “focus” sur le business !
Qui dit contrat de prestation de services, dit bien sûr et avant tout services ! Finis la paperasse et le temps consacré à aménager les bureaux. L’entreprise rentre dans des locaux qui disposent déjà d’une bonne connexion Internet, d’un mobilier complet, d’un service de téléphonie…
Elle n’a pas non plus à se soucier de la maintenance technique et du ménage, puisque ces services sont assurés par l’espace de coworking lui-même.
Certaines tâches administratives et comptables peuvent même être déléguées, ce qui peut permettre d’éviter de recruter des personnes supplémentaires.
Des espaces communs pour améliorer le bien-être au travail.
Enfin, louer des bureaux fermés en espaces de coworking donne accès à des espaces communs qui apportent une vraie plus-value au lieu. Les salariés ont généralement accès à une cuisine et à un espace détente. Certains espaces de coworking sont même dotés de salle de sport et d’un pressing.
Si la localisation et la superficie sont des critères essentiels, d’autres éléments doivent être soigneusement réfléchis pour vous éviter de vous retrouver coincé dans un contrat inadapté. Le bail dérogatoire, en particulier, n’est pas adapté à tous les profils d’entreprises. La signature d’un contrat de prestation de services en espace de coworking peut être un bon compromis pour les entreprises qui ont du mal à se projeter sur le long terme.
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